Vorbereitung auf einen Excel-Kompetenztest
Viele Arbeitgeber und Kurse prüfen Excel mit einem kurzen Test unter Zeitdruck: ein paar Aufgaben in einer Arbeitsmappe, jede verlangt eine Formel, eine Tabelle oder ein Tastenkürzel. Die Tests unterscheiden sich im Detail, prüfen aber dieselben Kernkompetenzen. Diese Anleitung listet diese Kompetenzen auf und ordnet jeder eine Lektion hier zu.
Nutze sie als Checkliste. Mache für jeden Bereich zuerst die Lektion und übe dann, bis du die Aufgabe ohne Nachschlagen lösen kannst.
1. Summieren und Zählen nach Bedingung
Erwarte Aufgaben wie die Gesamtumsätze einer Region oder das Zählen der Bestellungen über einem Grenzwert. Dafür werden SUMMEWENN (Englisch: SUMIF), SUMMEWENNS (Englisch: SUMIFS), ZÄHLENWENN (Englisch: COUNTIF) und ZÄHLENWENNS (Englisch: COUNTIFS) verwendet. Übe, den Kriterienbereich und den Kriteriumswert in der richtigen Reihenfolge zu schreiben.
2. Suchen
Ein Test verlangt oft, dass du einen Wert aus einer anderen Tabelle holst. Kenne SVERWEIS (Englisch: VLOOKUP) mit genauer Übereinstimmung und kannst XVERWEIS (Englisch: XLOOKUP) und WVERWEIS (Englisch: HLOOKUP) lesen, wenn du sie siehst. Prüfe immer den Übereinstimmungstyp und die erste Spalte bzw. Zeile der Tabelle.
3. Logik und Fehler
Verschachtelte Tests mit WENN (Englisch: IF), kombinierte Bedingungen mit UND (Englisch: AND) und ODER (Englisch: OR) sowie eine saubere Art, Fehler mit WENNFEHLER (Englisch: IFERROR) auszublenden. Neuere Tests verwenden vielleicht auch SWITCH für eine Liste von Optionen und XODER (Englisch: XOR) für eine Entweder-oder-Regel.
4. Zusammenfassungen und Tabellen
Sei bereit zu erklären, was eine PivotTable macht, und eine Summenübersicht pro Gruppe zu erstellen. Wisse, wann eine Formel die bessere Wahl ist, und wie du eine PivotTable-Summe mit einer Formel prüfst.
5. Daten sauber halten
Dropdownlisten und Datenüberprüfungen sorgen für einheitliche Einträge. Tests fragen vielleicht, welche Regel zu einem Fall passt, also lerne den Unterschied zwischen einer Listenregel und einer Regel für ganze Zahlen.
6. Formatierung und Navigation
Tempo zählt in einem Test unter Zeitdruck. Lerne die Tasten für Fett, Kursiv und Unterstreichen, zum Kopieren eines Formats, zum Springen an den Rand eines Bereichs und zum Öffnen der Tastenhinweise des Menübands.
Häufige Fehler
Eine Frage nur einmal lesen und sofort losschreiben. Tests verstecken oft ein Detail, etwa einen Bereich, der in Zeile 5 beginnt, oder einen Wert in der falschen Spalte.
Korrektur: Lies die ganze Aufgabe und prüfe dann die Zelladressen, bevor du die Formel schreibst.
Zahlen direkt in Formeln tippen. Das funktioniert bei einem Test, bricht aber, wenn sich die Daten ändern, und Prüfer können es als falsch werten.
Korrektur: Verweise auf Zellen und verwende absolute Bezüge mit $, wenn eine Formel kopiert wird.
Zu lange an einer Aufgabe hängen. Eine feststeckende Formel kostet die Zeit mehrerer leichterer Aufgaben.
Korrektur: Überspringe eine Aufgabe, die du nach ein paar Minuten nicht lösen kannst, bearbeite den Rest und komm dann zu ihr zurück.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange sollte ich vor einem Test üben?
Arbeite die Lektionen in der angegebenen Reihenfolge durch und wiederhole dann die, bei denen du Fehler gemacht hast. Ein paar kurze Einheiten pro Woche sind besser als eine lange Sitzung.
Welche Funktionen sind am wichtigsten?
SUMMEWENNS (Englisch: SUMIFS), ZÄHLENWENNS (Englisch: COUNTIFS), XVERWEIS (Englisch: XLOOKUP) oder SVERWEIS (Englisch: VLOOKUP), WENN (Englisch: IF) und WENNFEHLER (Englisch: IFERROR) decken das meiste ab, was Tests verlangen. Lerne sie, bis du sie aus dem Gedächtnis schreiben kannst.
Verwandte Funktionen
- SUMIFSSUMIFS addiert Werte, die mehrere Bedingungen gleichzeitig erfüllen, etwa bezahlte Bestellungen aus einer Region.
- COUNTIFSCOUNTIFS zählt die Zeilen, die mehrere Bedingungen gleichzeitig erfüllen, etwa eine Region und einen Betragsbereich.
- VLOOKUPVLOOKUP sucht einen Wert in der ersten Spalte einer Tabelle und gibt einen Wert aus derselben Zeile in einer anderen Spalte zurück.
- XLOOKUPXLOOKUP sucht in einer Spalte oder Zeile und gibt den passenden Wert aus einer anderen zurück, in beliebiger Richtung, mit einer eingebauten Meldung für „nicht gefunden“.
- IFIF prüft eine Bedingung und gibt einen Wert zurück, wenn sie wahr ist, und einen anderen, wenn sie falsch ist.
- IFERRORIFERROR gibt einen Wert deiner Wahl zurück, wenn eine Formel einen Fehler wie #N/A oder #DIV/0! erzeugt, und sonst das normale Ergebnis.