Se préparer à un test de compétences Excel
De nombreux employeurs et organismes de formation évaluent Excel avec un bref test chronométré : quelques tâches dans un classeur, chacune demandant une formule, un tableau ou un raccourci. Les tests diffèrent dans le détail, mais ils vérifient les mêmes compétences de base. Ce guide les énumère et associe chacune d'elles à une leçon de ce site.
Utilisez-le comme une liste de contrôle. Pour chaque domaine, suivez d'abord la leçon, puis entraînez-vous jusqu'à réussir la tâche sans rien consulter.
1. Additionner et compter selon une condition
Attendez-vous à des tâches comme le total des ventes d'une région ou le comptage des commandes au-dessus d'un seuil. Elles utilisent SOMME.SI (Anglais: SUMIF), SOMME.SI.ENS (Anglais: SUMIFS), NB.SI (Anglais: COUNTIF) et NB.SI.ENS (Anglais: COUNTIFS). Entraînez-vous à écrire la plage de critères et la valeur du critère dans le bon ordre.
2. Recherches
Un test vous demandera souvent de récupérer une valeur dans un autre tableau. Maîtrisez RECHERCHEV (Anglais: VLOOKUP) en correspondance exacte, et sachez lire RECHERCHEX (Anglais: XLOOKUP) et RECHERCHEH (Anglais: HLOOKUP) lorsque vous les rencontrez. Vérifiez toujours le type de correspondance et la première colonne ou ligne du tableau.
3. Logique et erreurs
Tests imbriqués avec SI (Anglais: IF), conditions combinées avec ET (Anglais: AND) et OU (Anglais: OR), et une façon propre de masquer les erreurs avec SIERREUR (Anglais: IFERROR). Les tests récents peuvent aussi utiliser BASCULER (Anglais: SWITCH) pour une liste d'options et XOR pour une règle du type « l'un ou l'autre ».
4. Synthèses et tableaux
Soyez prêt à expliquer ce que fait un tableau croisé dynamique et à construire une synthèse des totaux par groupe. Sachez quand une formule est le meilleur choix, et comment vérifier un total de tableau croisé avec une formule.
5. Garder des données propres
Les listes déroulantes et les règles de validation gardent les saisies cohérentes. Les tests peuvent demander quelle règle convient à un cas donné : apprenez donc la différence entre une règle de liste et une règle de nombre entier.
6. Mise en forme et navigation
La rapidité compte dans un test chronométré. Apprenez les touches du gras, de l'italique et du soulignement, celles qui permettent de copier une mise en forme, d'aller au bord d'une plage, et d'afficher les touches d'accès du ruban.
Erreurs courantes
Lire une question une seule fois et commencer à taper. Les tests cachent souvent un détail, comme une plage qui commence à la ligne 5 ou une valeur dans la mauvaise colonne.
Correction : Lisez toute la tâche, puis vérifiez les adresses de cellules avant d'écrire la formule.
Taper des nombres dans les formules. Cela fonctionne pour un test, mais échoue dès que les données changent, et les correcteurs peuvent le compter comme faux.
Correction : Faites référence aux cellules, et utilisez des références absolues avec $ lorsqu'une formule est copiée.
Passer trop de temps sur une tâche. Une formule bloquée coûte le temps de plusieurs tâches plus faciles.
Correction : Passez une tâche que vous ne parvenez pas à résoudre après quelques minutes, terminez les autres, puis revenez-y.
Questions fréquemment posées
Combien de temps dois-je m'entraîner avant un test ?
Suivez les leçons dans l'ordre indiqué, puis reprenez celles que vous avez ratées. Quelques séances courtes chaque semaine valent mieux qu'une seule longue séance.
Quelles fonctions sont les plus importantes ?
SOMME.SI.ENS (Anglais: SUMIFS), NB.SI.ENS (Anglais: COUNTIFS), RECHERCHEX (Anglais: XLOOKUP) ou RECHERCHEV (Anglais: VLOOKUP), SI (Anglais: IF) et SIERREUR (Anglais: IFERROR) couvrent l'essentiel de ce que demandent les tests. Apprenez-les jusqu'à savoir les écrire de mémoire.
Fonctions associées
- SUMIFSSUMIFS additionne les valeurs qui remplissent plusieurs conditions à la fois, comme les commandes payées d'une région.
- COUNTIFSCOUNTIFS compte les lignes qui remplissent plusieurs conditions à la fois, comme une région et une plage de montants.
- VLOOKUPVLOOKUP recherche une valeur dans la première colonne d'un tableau et renvoie une valeur de la même ligne, dans une autre colonne.
- XLOOKUPXLOOKUP recherche dans une colonne ou une ligne et renvoie la valeur correspondante d'une autre, dans n'importe quel sens, avec un message « introuvable » intégré.
- IFIF vérifie une condition et renvoie une valeur si elle est vraie, une autre si elle est fausse.
- IFERRORIFERROR renvoie la valeur de votre choix lorsqu'une formule produit une erreur comme #N/A ou #DIV/0!, et le résultat normal sinon.