Test Excel pour un entretien d'embauche
Certains employeurs demandent aux candidats de réaliser une courte tâche sur Excel pendant ou avant l'entretien. Il s'agit en général d'un seul classeur avec quelques tâches à accomplir dans un temps imparti. Le test vérifie si vous savez travailler vite et avec exactitude sur des données réelles, et non si vous connaissez chaque fonction.
Ce guide présente ce à quoi vous attendre et comment vous entraîner. Pour la liste plus large des compétences, consultez le guide sur la préparation à un test de compétences Excel.
1. Attendez-vous à un petit classeur pratique
Une tâche typique est un tableau de ventes, de commandes ou de personnel, avec quelques questions auxquelles répondre dans de nouvelles cellules : un total pour un groupe, une recherche dans une deuxième feuille, un comptage au-dessus d'un seuil. Lisez chaque consigne avant de saisir quoi que ce soit, car un détail dans la dernière ligne modifie souvent la formule.
2. Entraînez-vous sous contrainte de temps
Réglez un minuteur sur 15 ou 20 minutes et réalisez un classeur d'entraînement du début à la fin. Ne vous arrêtez pas pour chercher des informations. Ensuite, notez les étapes qui vous ont pris le plus de temps. Ce sont celles à travailler ensuite, à l'aide des leçons sur SOMME.SI.ENS (Anglais: SUMIFS), RECHERCHEV (Anglais: VLOOKUP) et SI (Anglais: IF).
3. Connaissez les touches que vous utiliserez
La rapidité vient des touches, pas de la souris. Apprenez à recopier une formule vers le bas, à aller jusqu'au bord d'un tableau, à sélectionner une colonne entière et à saisir une formule dans plusieurs cellules à la fois. Les leçons sur les raccourcis de navigation et de mise en forme les présentent.
4. Soyez prêt à expliquer votre travail
Les recruteurs demandent souvent comment vous avez obtenu un résultat. Entraînez-vous à dire, en une phrase, quelle fonction vous avez utilisée et pourquoi, et comment vous avez vérifié le résultat. Une explication claire compte autant qu'un nombre juste.
5. Le jour J
Enregistrez votre travail au fur et à mesure, et n'écrasez jamais les données source si la tâche demande de nouvelles cellules. Si vous êtes bloqué, passez la tâche, terminez le reste, puis revenez-y. Si vous ne savez pas ce qui est autorisé (par exemple, utiliser le menu d'aide), demandez avant de commencer.
Erreurs courantes
Écraser les données source. Les réponses suivantes peuvent alors être calculées à partir de nombres modifiés, et les résultats sont faux.
Correction : Écrivez les réponses dans de nouvelles cellules, et étiquetez-les.
Passer tout le temps sur la première question. Les questions suivantes sont en général plus simples et comptent tout autant.
Correction : Attribuez un temps à chaque question et passez à la suivante lorsqu'il est écoulé.
Oublier d'enregistrer. Un fichier non enregistré peut faire perdre tout le test.
Correction : Enregistrez après chaque réponse, et vérifiez le nom du fichier avant de le fermer.
Questions fréquemment posées
Dois-je connaître VBA ou les macros ?
La plupart des tests d'embauche portent sur les formules, les tableaux et les raccourcis. Les macros sont rarement demandées, mais lisez la description du poste et demandez à l'employeur si un point n'est pas clair.
Combien de temps ai-je pour m'entraîner ?
Quelques séances sur une ou deux semaines suffisent à la plupart des personnes, à condition de s'entraîner à chaque fois sous contrainte de temps.
Fonctions associées
- SUMIFSSUMIFS additionne les valeurs qui remplissent plusieurs conditions à la fois, comme les commandes payées d'une région.
- COUNTIFSCOUNTIFS compte les lignes qui remplissent plusieurs conditions à la fois, comme une région et une plage de montants.
- VLOOKUPVLOOKUP recherche une valeur dans la première colonne d'un tableau et renvoie une valeur de la même ligne, dans une autre colonne.
- XLOOKUPXLOOKUP recherche dans une colonne ou une ligne et renvoie la valeur correspondante d'une autre, dans n'importe quel sens, avec un message « introuvable » intégré.
- IFIF vérifie une condition et renvoie une valeur si elle est vraie, une autre si elle est fausse.
- IFERRORIFERROR renvoie la valeur de votre choix lorsqu'une formule produit une erreur comme #N/A ou #DIV/0!, et le résultat normal sinon.